Na jakie formalności należy zwrócić szczególną uwagę? Podstawa to oczywiście umowa o świadczenie usług. Musi ona zawierać wszystkie kluczowe informacje dotyczące zlecenia, zarówno odnośnie stron umowy, jak i jej przedmiotu. Kolejną niezwykle istotną rzeczą jest brief projektu, czyli najprościej rzecz ujmując wizja zamawiającego. Dokument ten powinien zawierać opis dokładnych oczekiwań, a także wymagań zlecającego co do tego, jak finalnie logo ma wyglądać. Co natomiast dzieje się w sytuacji, gdy projekt został całkowicie zrealizowany i zatwierdzony? Czy podmiot, który zlecił wykonanie logo staje się jego właścicielem? Tak, ale tylko i wyłącznie w sytuacji zawarcia umowy przekazania majątkowych praw autorskich. Co to oznacza? Bez dopełnienia tej formalności firma zlecająca wykonanie logo uzyskuje tylko niewyłączną licencję do korzystania z niego, ale nie otrzymuje prawa własności. Zatem twórca, który zaprojektował symbol ma prawo do korzystania z niego w przyszłości, w tym także do udostępnienia go. Aby się przed taką sytuacją zabezpieczyć należy sporządzić dokument przekazania przez wykonawcę zlecenia majątkowych praw autorskich na zamawiającego. Wówczas to podmiot zlecający nabywa praw do logo. W sytuacji korzystania z niego przez osoby trzecie jest to równoznaczne z łamaniem prawa, a zawarta umowa daje możliwość dochodzenia swoich roszczeń.Aby przeniesienie było skuteczne wymagana jest forma pisemna dokumentu. Jeszcze inną kwestią są osobiste prawa autorskie. Te pozostają zawsze własnością wykonawcy. Na ich mocy można np. wymagać, aby symbol był sygnowany danymi jego autora. Osobistych praw autorskich nie można przenieść tak jak majątkowych, ale są możliwości uregulowania pisemnie wszystkich najważniejszych spraw związanych z logo w taki sposób, aby obie strony były usatysfakcjonowane. Warto dodać do umowy zapisy gwarantujące, by twórca nie korzystał z osobistych praw majątkowych. Dobrze jest zabezpieczyć również kwestie związane z ewentualną możliwością edycji znaku w przyszłości (czego bez zgody twórcy robić nie można). Jeśli zlecający zaakceptuje logo i dokona płatności na rzecz wykonawcy z tego tytułu, należy sporządzić dokument potwierdzający ten fakt.

Dopełnienie wszystkich powyższych formalności jest bardzo ważne, jednak największą ochronę logo stanowi rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym. Dlaczego warto to zrobić? Ponieważ wówczas jest ono chronione ustawą. W tej sytuacji mamy prawo do wyłącznego używania zarejestrowanego znaku w celach zarobkowych, bądź zawodowych. Chodzi głównie o wykorzystywanie logo do sygnowania nim towarów, opakowań, dokumentów, czy np. do celów marketingowych. Naturalnie bez procesu rejestracji też jest to możliwe, jednak w sytuacji, gdy ktoś zarejestruje takie samo logo, będzie mógł domagać się zaprzestania korzystania z tego znaku przez innych. Wówczas zaistniałe okoliczności rodzą wiele problemów dla przedsiębiorcy, zatem warto wziąć to pod uwagę podejmując decyzję czy warto znak zarejestrować.

Zabezpieczenie pisemne wszystkich ważnych aspektów dotyczących projektowania logo pomaga zabezpieczyć obydwie strony, a także uniknąć w przyszłości problematycznych sytuacji. Przed podpisaniem umowy niezbędne jest wnikliwe zapoznanie się z nią i upewnienie, że zawiera wszystkie niezbędne zagadnienia. Logo to jeden z najważniejszych elementów budujących markę, w związku z tym proces jego powstawania powinien być rzetelnie wykonany od początku do końca.